Privacy beleid
PRIVACYREGLEMENT PERSOONSGEGEVENS STICHTING AWARD OPMEER
In kader:
Europees brede ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’ (AVG) per 25 mei 2018
Datum: Vastgesteld op 4 december 2018
Bestuur Stichting Award Opmeer
Artikel 1. Aanhef
De Stichting Award Opmeer, hierna te noemen Award Opmeer, heeft zich ten doel het ondersteunen van jongeren op het gebied van individueel talent, maatschappelijke betrokkenheid, sport en expeditie. En voorts al hetgeen in de ruimste zin met één en ander verband houdt, daartoe behoort en/of bevorderlijk kan zijn.
Award Opmeer tracht haar doel onder meer te bereiken:
- Jongeren in de leeftijdsgroep van 13 – 25 jaar te ondersteunen bij het deelnemen en zelf initiëren van activiteiten op het gebied van individueel talent, maatschappelijke betrokkenheid, sport en expeditie en/of exploratie, alsook de werving voor geldmiddelen voor deze activiteiten.
- Het begeleiden van jongeren binnen het project Awardplus
- Het organiseren van het jeugdparlement Opmeer, zoveel mogelijk georganiseerd door de jongeren zelf.
- Werving en ondersteuning van begeleiders ter ondersteuning van de jongeren
Dit reglement heeft betrekking op alle gegevens die door Award Opmeer worden verwerkt. In dit reglement staat op welke wijze Award Opmeer omgaat met de persoonsgegevens en wat de rechten van de aanvrager zijn.
Artikel 2. Definities
Persoonsgegevens
Elk gegeven betreffende een natuurlijk persoon met een geldig identiteitsbewijs.
Verwerking persoonsgegevens
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in elk geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, samen brengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Deelnemer en/of begeleider
Degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft , namelijk de deelnemer van Award en Awardplus, de begeleiders en zo mogelijk indien de deelnemer betrekking heeft op een kind tot 16 jaar, dan is dat een ouder of een ander wettelijke vertegenwoordiger.
Indien de aanvraag betrekking heeft op een kind van 16 jaar of ouder, dan is – als het gaat om de bescherming van persoonsgegevens – het kind zelf de aanvrager.
Verantwoordelijke
Degene die vaststelt welke persoonsgegevens verwerkt worden en wat het doel van die verwerking is. Voor Award Opmeer is dat de secretaris van het stichtingsbestuur.
Bewerker
Degene die in opdracht van de verantwoordelijke, persoonsgegevens verwerkt en daardoor expliciet is geautoriseerd.
Artikel 3. Reikwijdte en doelstelling
3.1 Dit reglement heeft betrekking op alle persoonsgegevens van de deelnemers en begeleiders die door Award Opmeer worden verwerkt.
3.2 Dit reglement heeft tot doel:
a. de persoonlijke levenssfeer van de deelnemers en begeleiders te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik van de persoonsgegevens;
b. vast te stellen welke persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel dit gebeurt;
c. de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen;
d. de rechten van de deelnemers en begeleiders te waarborgen;
e. te voldoen aan de geldende wetgeving, met name de Algemene Verordening Persoonsgegevens.
Artikel 4. Doelen van de gegevensverwerking
De persoonsgegevens worden gebruikt met de volgende doelen:
4.1 Het registeren van de jongeren als deelnemer en begeleiders.
4.2 Het bijhouden van namen de begeleiders van de jongeren binnen Award Opmeer.
4.3 Het bekendmaken van activiteiten van Award Opmeer, via nieuwsbrief, krant en sociale media.
4.4 Het verantwoorden van de bijdragen die Award Opmeer heeft ontvangen via subsidie of sponsoring. Award Opmeer verstrekt aan subsidiegevers en sponsors geen lijsten van personen die deelnemen aan Award Opmeer.
Artikel 5. Doelbinding
Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor zover dat gebruik verenigbaar is met de omschreven doelen van de verwerking. Award Opmeer verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk is om die vastgestelde doelen te bereiken.
Artikel 6. De soort gegevens
De volgende gegevens worden van de aanvrager geregistreerd:
6.1 De achternaam, voornamen, voorletters, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummers en emailadressen van de aanvrager, zijnde het kind en/of de ouders of verzorgenden.
6.2 Het vastleggen van de verschillende activiteiten die de jongeren handelingen die ten behoeve van Award Opmeer zijn verricht.
Artikel 7. Wijze van goedkeuring gebruik persoonsgegevens
Middels het ondertekenen van de ‘Akkoordverklaring gebruik persoonsgegevens’ bij aanmelding geeft de aanvrager aan kennis genomen te hebben van dit privacyreglement en akkoord te gaan met de hier vastgelegde doelen en werkwijzen van de verwerking van de persoonsgegevens.
Artikel 8. Verstrekken gegevens aan derden
8.1 Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan andere organisaties is vooraf altijd persoonlijke goedkeuring van de aanvrager vereist.
Artikel 9. Bewaartermijnen
Award Opmeer bewaart de gegevens van de deelnemers en/of begeleiders voor een periode van vijf jaar. Daarna worden de gegevens vernietigd.
Artikel 10. Toegang
10.1 Alleen bewerkers die daarvoor gemachtigd zijn door de verantwoordelijke, hebben toegang tot het systeem van gegevensverwerking. Gemachtigde verwerkers kennen het privacyreglement en hebben aangegeven hiermee akkoord te zijn.
10.2 De toegang tot het gegevensbestand is beveiligd met wachtwoorden.
Artikel 11. Beveiliging en geheimhouding
11.1 Award Opmeer neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat de persoonsgegevens worden beschadigd, verloren gaan of onrechtmatig worden verwerkt. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
11.2 Iedereen die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens die vertrouwelijk zijn of geheim moeten worden gehouden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding van die persoonsgegevens.
11.3 Indien er door technische problemen en/of (digitale) inbraken persoonsgegevens in de openbaarheid terecht gekomen zijn, meldt Award Opmeer dit onmiddellijk bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 12. Rechten van de deelnemer en/of begeleider
12.1 Elke deelnemer en/of begeleider heeft recht op inzage van de door Award Opmeer verwerkte persoonsgegevens die op hem /haar betrekking hebben. De betrokkene dient daarvoor een afspraak te maken met de verantwoordelijke. Award Opmeer dient in dat geval altijd te vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van de identiteit van de aanvrager.
12.2 De deelnemer en/of begeleider kan een verzoek doen tot verbetering en aanvulling van zijn persoonsgegevens. De verantwoordelijke heeft het recht de juistheid van de verbeteringen te verifiëren. Indien de juistheid niet is vast te stellen, worden de wijzigingen niet doorgevoerd.
12.3 De deelnemer en/of begeleider kan een verzoek doen tot gedeeltelijke verwijdering van zijn persoonsgegevens, de verantwoordelijke kan vervolgens besluiten wegens onvoldoende gegevens de aanvraag voor een bijdrage niet in behandeling te nemen dan wel te beëindigen.
12.4 De deelnemer en/of begeleider kan een verzoek indienen om geen persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen zoals genoemd in artikel 8, lid 1.
12.5 De deelnemer en/of begeleider kan zijn instemming tot persoonsgegevensverwerking te allen tijde intrekken. De verantwoordelijke zal vervolgens besluiten de aanvraag voor een bijdrage niet meer in behandeling te nemen dan wel te beëindigen.
12.6 Verzoeken tot wijziging of verwijdering of intrekking worden, indien de juistheid is vastgesteld, door de verantwoordelijke binnen 14 dagen gehonoreerd.
Artikel 13. Klachten
13.1 Wanneer de deelnemer en begeleider van mening is dat het doen en laten van Award Opmeer niet in overeenstemming is met de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming of zoals dit is uitgewerkt in dit privacyreglement, kan de aanvrager een klacht indienen bij de verantwoordelijke. De verantwoordelijke informeer aanvrager binnen 14 dagen hoe de klacht behandeld wordt.
13.2 Overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming kan de aanvrager zich eveneens wenden tot de rechter of de Autoriteit Persoonsgegevens.
Artikel 14. Onvoorziene situatie
Indien er zich een situatie voordoet die niet beschreven is in dit reglement, dan neemt de verantwoordelijke de benodigde maatregelen.
Artikel 15. Wijziging reglement
Dit reglement kan door de verantwoordelijke worden gewijzigd. Bij een wijziging dient de deelnemer en/of begeleider daarover geïnformeerd te worden. Indien de betrokkene zich niet kan verenigen met de wijziging, kan deze zijn toestemming tot persoonsgegevensverwerking intrekken.
Artikel 16. Slotbepaling
Dit privacyreglement treedt in werking d.d. 15 december 2018 en wordt openbaar gemaakt via de website van Award Opmeer.
Ontvangers nieuwsbrief
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Award Opmeer gebruikt uw e-mailadres uitsluitend voor haar activiteiten, zoals uitnodigingen, verslagen, de verzending van de nieuwsbrief en zal uw gegevens nimmer delen met andere instanties.
Beeldmateriaal
Award Opmeer heeft het recht om beeldmateriaal (foto en filmmateriaal) , waarop deelnemers en/of vrijwilligers, tijdens activiteiten binnen Award Opmeer, op afgebeeld staan vrij te gebruiken voor promotionele doeleinden.
Persoonsgegevens deelnemer en/of begeleider
Award Opmeer heeft als doel het ondersteunen van jongeren op het gebied van individueel talent, maatschappelijke betrokkenheid, sport en expeditie.
Om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verkeerd en onbedoeld gebruik is een Privacy Regelement vastgesteld en op onze website geplaatst.
Oude deelnemers en/of begeleiders kunnen op basis van het Privacy regelement bezwaar maken dat hun gegevens nog in het systeem zijn opgeslagen. U kunt dit doen door een brief te sturen ter attentie van:
Secretaris Stichting Award Opmeer p/a De Weijver 8c
1718 MS HOOGWOUD